ثانيا: طرق تدوين المعلومات

يتم تدوين المعلومات وفق خطة البحث بإتباع خاصة إحدى الطريقتين:

( طريقة البطاقات وطريقة الملفات ):

أ- طريقة البطاقات:

يتمحور هذا الأسلوب حول إعداد بطاقات متوسطة الحجم والتي يتحصل عليها الباحث من المكتبات أو بعدها بنفسه من الورق المقوى ، ثم يقوم بتصنيفها وترتيبها ترتيبا تسلسليا يتماشى وأجزاء وأقسام عناوين وخطة البحث ، وقد تكون البطاقات متعددة الألوان بحيث يخصص الباحث لكل باب أو فصل لون معين.

وتقسم البطاقات إلى مجموعات حسب عدد الأبواب أو الفصول، حيث تدون على كل بطاقة وعلى وجه واحد منها عنوان موضوعها والبيانات الخاصة بالمرجع أو المصدر المعتمد عليه في إعداد البحث، ثم تسجل المعلومات والأفكار المقتبسة من ذلك المرجع في باقي البطاقة بحيث يسجل رقم الصفحة كلما تم الانتقال إلى صفحة من صفحات المرجع، وإذا لم تتسع بطاقة واحدة للمعلومات المأخوذة من مرجع واحد خصصت بطاقة جديدة تسجل عليها نفس البيانات الخاصة بهذا المرجع مع عبارة تابع (2) الخ أو ترقم البطاقات 1، 2، 3 ..

وتشير إلى ضرورة تخصيص بطاقة مستقلة لكل مرجع ولكل موضوع من موضوعات الخطة أي : على الباحث استعمال بطاقتين ( على الأقل ) لنفس المرجع إذا أراد تدوين معلومات تتعلق بموضوعين مقتبسين من نفس المرجع ، وكذا استعمال بطاقتين أيضا إذا اقتبس نفس المعلومة من مرجعين .

ويقوم الباحث بتصنيف وترتيب البطاقات بحيث يجمع البطاقات الخاصة بالمقدمة معا وتلك الخاصة بالفصل وهكذا، ثم يوضع مجموعة البطاقات المتجانسة من حيث عنوانها الرئيسي في ملف أو ظرف أو صندوق خاص.

 ب- طريقة الملفات:

يتكون الملف من غلاف سميك وماسكة حديدية لحمل أوراق مثقوبة ومتحركة التي يقتنيها الباحث من مختلف المكتبات ثم يقوم بتصنيفها وترتيبها داخل الملف حسب عناصر وأقسام خطة البحث ، وقد تكون هذه الأوراق متعددة الألوان بحيث يخصص لكل باب أو فصل لون معين وبذلك يمكن تمييز الأوراق المخصصة لكل قسم بلونها أو بوضع ورقة سميكة بين كل قسم وآخر يكتب عليه العنوان المتعلق به، وينطبق على هذه الطريقة ما سبق قوله بالنسبة للبطاقات من حيث البيانات والمعلومات التي يجب أن تحملها كل ورقة واستقلال كل ورقة بموضوع واحد ومرجع واحد و الكتابة على وجه الورقة دون ظهرها .

وتمتاز هذه الطريقة بسهولة الاستعمال ، حيث تسهل الملفات، حذف المعلومات الإضافية التي لا تفيد البحث أو إضافة معلومات جديدة وذلك بفتح الماسكة الحديدية ونزع الأوراق أو إضافة الأوراق في المكان المناسب ، كما يمكن اصطحاب الملف إلى المكتبات بسهولة فضلا على أن أوراق الملف أقل عرضة للاختلاط والضياع وأقل كلفة.

ج/- النسخ الآلي ( التصوير الآلي )

     بالرغم من اعتماد أغلبية الباحثون على التصوير الآلي كعامل هام الاختصار الوقت والجهد، إلا أنه لا يخلو من المساوئ فاستعماله كبديل إما للنقل الحرفي اليدوي أو كبديل للتلخيص يبقيه أقل قيمة منهما ، لأنه إذا كان التلخيص يتطلب قراءة وفهم واستيعاب النص الأصلي والنقل الحرفي يتطلب قراءة النص وفهمه أحيانا فإن التصوير الآلي لا يستدعي حتى قراءة النص وبذلك قد لا يعتبر ضمن " تدوين المعلومات " ويقترب من عملية شراء الكتاب ، وعليه يجب عدم الإكثار منه وإلا يجد الباحث نفسه غارقا بين عدد لا يحصى من الصفحات المصورة .

     ولكن رغم ذلك، فاستعماله مبرر في بعض الحالات كأسلوب استثنائي كحالة عدم توفر المراجع في المكتبات فيضطر الباحث إلى القيام بنفسه أو تكليف غيره بتصوير الأجزاء الضرورية لبحثه، عدم توفر الوقت الكافي للباحث للمداومة في المكتبات أو ضيق مواقيت الدوريات، في حالة النقل الحرفي النصوص الطويلة كالتشريعات والأحكام القضائية. وفي كل هذه الحالات يجب أن تحمل الصفحات كل البيانات المتعلقة بالمرجع ورقم الصفحة إذا كان لا يظهر في الصفحة المصورة ، ونشير أنه بالرغم من ذلك يجد الطالب نفسه مضطرا لتدوين المعلومات بإحدى الطريقتين السالفتي الذكر اما دا في الحالة التي تكون فيها الوثائق المصورة تحتوي على معلومات قيمة مكتوبة بمشورة منتصرة ومركزة جدا .