إجراءات ادارة المشروع الاطلاق ،التخطيط ، التنفيذ ،التحكم و الانهاء
مجموعات إجراءات إدارة المشاريع : يمكن النظر إلى إدارة المشاريع على أنها إجراءات مترابطة، وقد جرى تنظيم هذه الإجراءات ضمن خمس مجموعات
- إجراءات الإطلاق .
- إجراءات التخطيط.
- إجراءات التنفيذ .
- إجراءات التحكم .
- إجراءات الإنهاء .
· مجالات المعرفة المتعلقة بإدارة المشاريع : تصف مجالات المعرفة ما هي الكفاءات والمؤهلات التي على مدير المشروع تطويرها.
- أربعة مجالات معرفة تؤدي غايات محددة للمشروع(إدارة النطاق، الوقت، الكلفة، الجودة ).
- أربعة مجالات معرفة تسهل تحقيق غايات المشروع(إدارة الموارد البشرية، التواصل، المخاطر، المشتريات).
- مجال معرفة واحد (إدارة تكامل المشروع) يؤثِّر ويتأثَّر بكل مجالات المعرفة الأخرى .
بنية إجراءات إدارة المشاريع :كل إجراء له البنية التالية:
- الدخل : اى كل ما يجب أن يستخدم (وبالتالي أن يكون جاهزًا) لتنفيذ الإجراء .
- الأدوات والتقنيات : تساعد هذه الأدوات والتقنيات مدير المشروع وأعضاء فريقه على تنفيذ المشروع.
- المخرجات : كل ما ينتج عن الإجراء.
إجراءات إدارة المشاريع ( إجراء إطلاق المشروع )
الهدف من إطلاق المشروع تحديد أهداف المشروع ومن ثم تحديد سياسة لتحقيق هذه الأهداف و الذي هو أمر أساسي لإنجاز المشروع ، وتتضمن إجراءات إطلاق المشروع دراسة الجدولة الزمنية ومستوى جودة النتائج و التكاليف ، كذلك تشكيل منظمة تبعا للمهارات المطلوبة هو أمر جوهري ، بالإضافة إلى ضرورة إقامة نظام لنقل المعلومات ضمن هذه المنظمة ، و يجب أن يكون أعضاء المشروع متآلفين مع هذا النظام باعتبار أن استخدامه يسهل التواصل ضمن المشروع .
الخطة الأولية:
على مدير المشروع وضع خطة أولية قبل بداية المشروع ، وهي خطة تهدف إلى رسم مبادئ أساسية يقوم عليها المشروع المراد انجازه . كما أن الخطة الأولية ضرورية فهي قائمة على توضيحات مترابطة هادفة إلى وضع أسس المشروع .
إجراءات وأهداف الخطة الأولية :
1- توضيح هدف المشروع :
يجب القيام بعملية مسح عن المستخدمين بهدف فهم متطلباتهم ، ويجب توضيح الأهداف (جودة النظام، الكلفة، موعد التسليم) وتحديد الأولوية بينها ، ومن الضروري مناقشة كيفية تجنُّب أو تقليل المخاطر الممكنة.كما يجب انّ لا ننسى أن متطّلبات المستخدمين ليست دائمًا متناغمة.
2- تشكيل فريق مؤقَّت للمشروع :
يجري تشكيل فريق المشروع لإنجاز هذا المشروع ، وبالتالي من الضروري أن يشمل هذا الفريق العدد الضروري من الموظفين الذين يتمتعون بالمهارات المطلوبة لإنجاز المشروع .
3- وضع مفاهيم تتعلق بالإدارة ونقل المعلومات :
لكي ينجز المشروع بشكل سليم ويجري تبادل المعلومات المناسبة في الوقت الملائم ، يجب على مدراء المشروع اتخاذ العديد من القرارات الهامة فيما يتعلق بالعناصر التالية:
4- قواعد التشغيل : تحديد القواعد العملياتية هو أمرٌ ضروريٌ لإنجاز المشروع إنجازًا سليمًا يجب أن توضع قواعد لتحقيق المشروع، كطرق تشارك المعلومات المتعلقة بالمشروع وإجراءات حلّ المشاكل التي قد تحصل وغيرها من المهم التأكد من فهم الجميع لهذه القواعد.
5- توضيح صلاحيات الموظفين المسؤولين : توضيح أدوار وصلاحيات كل عضو في المشروع، بحيث عندما تحصل مشكلة معينة يتابع رئيس المجموعة العمليات الحالية من خلال اتخاذ القرارات المناسبة ضمن حدود صلاحياته ومن ثم يرفع تقريرًا بالنتائج إلى مديره. في حال كانت المشكلة خارج صلاحياته، عليه أن يطلب قرار المدير بخصوصها وقد يكون ذلك من خلال اجتماع معه.
6- كيفية الإنجاز : يحصل مدراء أعضاء المشروع من خلال الاجتماعات على معلومات هامة لإنجاز المشروع أو لإعطائها للمستخدمين. يجب القيام بأنواع مختلفة من الاجتماعات كالاجتماع ضمن مجموعة لمدراء المجموعة أو المستخدمين وذلك حسب حجم المشروع .
7- توضيح تفاصيل التقارير: من المهم تحديد صيغة للتقارير التي ُتكَتب حول تقدم المشروع والمشاكل التي تحصل بالإضافة إلى تحديد تفاصيل هذه التقارير وهذا أمرٌ ضروريٌ جدًا لضمان احتواء التقرير على جميع العناصر اللازمة.
إجراءات إدارة المشاريع ( إجراء التخطيط ):
تعريف تخطيط المشروع ومكوناته :
تعريف تخطيط المشروع :
إن عملية تخطيط المشروع تعتبر الخطوة الأولى في عملية إدارة المشروع وتسبق الوظائف الإدارية الأخرى للمشروع .
فتخطيط المشروع هو أداء لبناء تصور مسبق عن مراحل تنفيذ المشروع ، و تصور المخاطر المتوقع التي ستواجه المشروع عند تنفيذه ، وما هي الآليات اللازمة لمعالجة هده المشاكل المتوقعة لدلك نجاح التخطيط المشروع يرتبط بقدرة القائمين على التخطيط و خبراتهم في التنبؤ بالمشاكل و المصاعب التي ستواجه المشروع في مرحلة تنفيذه .
مكونات تخطيط المشروع :
ويشمل تخطيط المشروع ما يلي :
1- الأهداف :وتحتوي على صياغة أكثر تفصيلا للأهداف العامة.و تشمل الأهداف التقنية والتنافسية ،وتحقيق الأرباح ، وتسليم النتائج النهائية للعميل بها يحقق رغباته ، وكذلك تحقيق الأهداف الشاملة للمنظمة
2- نطاق المشروع : تحديد الأطراف المؤثرة والمتأثرة بالمشروع مع تحديد الأقسام الوظيفية في المنظمة التي ستساعد على انجاز المشروع وما هو المطلوب من كل قسم كل مرحلة من مراحل المشروع
3- القيود والموازنات التقديرية :
- القيود هي المحددات المفروضة على المشروع و من أمثلتها قيود (الوقت و الكلفة ، و الجودة) .
- أما الموازنات التقديرية فتشمل تقديرات تقريبية لتكاليف المشروع موزعة حسب مراحل دورة حياة المشروع.
4- الأطراف : وهي الأطراف المتهمة بالمشروع و هم ( المالكون للمشروع و الممولون له ) و المنظمة الأم ، و المنفذ للمشروع ، و المستفيد من المشروع و هي الجهة التي ينفد المشروع لصالحها ، وتشمل كذلك الموردون ..الخ ). وكل طرف من هده الأطراف لها الأهداف الخاصة بها و على مدير المشروع تحقيق الموازنة بين تحقيق هده الأهداف .
5- التصميم :و يصف التصميم الهيكل الإداري المستخدم في المشروع وعلاقته بالمنظمة وأهدافها .
6- الاستراتجيات : وتبين التوجيهات الإستراتجية و القواعد التي ستحكم عمل المشروع ويجب أن تستمد إستراتجية
7- المخاطر : أي العمل على تحليل المخاطر و أنواعها ومصادرها ، و الصعوبات التي ستواجه المشروع عند تنفيذه ، مع إعداد الخطط و الآليات اللازمة لمواجهة هذه المخاطر و تقليل آثارها عند تنفيذ المشروع .
8- المراحل الأساسية للمشروع : ويعني ذلك تحديد المراحل الرئيسية للمشروع مع تقدير الوقت اللازم لكل مرحلة و الموارد اللازمة لتنفيذها .
9- الأدوار و المسؤوليات : أي تحديد مسؤولية مدير المشروع و فر يق العمل ومكتب عمل الفريق ، و المساعدين لمدير المشروع و المنسقين له ، وذلك لأغراض المحاسبة و تحديد المسؤولية لكل طرف من القائمين على إدارة المشروع .
10- عرض عام : وهو ملخص قصير وموجز لأهداف المشروع ، وإطاره الزمني اللازم لتنفيذه ، مع توضيح موجز للإدارة العليا للمنظمة و علاقتها و أهميتها في توجيه مدير المشروع ، وتوضيح أهداف المشروع و علاقته بأهداف المنظمة .
11- الأوجه التعاقدية : وتشمل قائمة و أوصاف كاملة للأطراف التعاقدية للمشروع ، ومتطلبات مالك المشروع ، و التعاقدية من الباطن و التسليمات النهائية ومواصفاتها، ومدة تنفيذ المشروع وجدولته تسليمه للعميل.
12- الجداول: يخطط هدا القسم الجداول الزمنية لتنفيذ كل مهمة في المشروع ومن المسؤول عن المهمات و توقيعه على الجدولة النهائية المتفق عليها.
13- الأفراد: أي تحديد متطلبات الأفراد المتوقع لتنفيذ المشروع ، ومهاراتهم و أنواع التدريب اللازمة لهم، وامن وسلامة أتناء تنفيذ المشروع، مع تحديد عدد الأفراد المطلوبين لتنفيذ المشروع على مقياس الوقت في جدولة المشروع .
14- طرق تقويم المشروع: أي ما هي المعايير النمطية اللازمة للتقييم و التقويم وتنفيذ المشروع مع الأهداف المخطط و المرسومة المسبقة للمشروع، لبيان الانحرافات و اتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة في الوقت المناسب.
الاعتبارات الواجب أخدها بعين الاعتبار عند تخطيط المشروع :
- تعريف أهمية المشروع بالنسبة للمنظمة و علاقته باستراتيجياتها الأساسية .
- تحديد علاقة هذا المشروع بباقي المشروعات الأخرى بالمنظمة .
- بذل الوقت و الجهد اللازمين للتخطيط لكيفية تنفيذ المشروع .
- تحديد أهداف و مؤشرات النجاح الواضحة و تكون قابلة للقياس .
- إشراك المسؤولين عن التنفيذ عند إجراء عملية تخطيط المشروع .
- الاهتمام بالصياغة الزمنية للأعمال الواجب القيام بها .
- كتابة و توثيق كل الأمور في الوثيقة المرجعية للمشروع.
و هذا دون أن ننسى دراسة الجدوى التفصيلية للمشروع محل الدراسة .
إجراءات إدارة المشاريع (إجراء التنفيذ) : إطلاق المشروع والبدء بالعمل الفعلي بحيث تنجز المهام حسب الخطة الموضوعة. إجراءات التحكم في المشروع( إجراء التحكم ): مفهوم عمليات السيطرة على المشروع : تبدأ عملية السيطرة من تجميع المنتظم
للبيانات الأداء المتعلقة بفعاليات المشروع حيث يتم ذلك مقارنة النتائج الفعلية للأداء
مع الأداء المخطط ومن ثم اتخاذ الإجراءات الكفيلة بتصحيح مسار تقدم العمل في
المشروع. مراحل عملية السيطرة على المشروع : وبذلك فان هذه العملية تتطلب مراحل لكي تتم
بنجاح وهي :
I.
وضع معايير الأداء :والتي يجب تمثيلها عن
طريق المواصفات الفنية وكلف الموازنة ومواقيت التنفيذ والمتطلبات من الموارد ،وتوضع
في ضوء متطلبات المستفيد من المشروع ومن خطة المشروع وكشوف الأعمال وتحدد هذه
المعايير بدقة المتوقعة و الجدولة والعوامل الفنية التي تنظم سير الأعمال
والفعاليات المشروع . 2 -
مقارنة هذه المعايير بالأداء الفعلي المتحقق في المشروع :وفي هذا يتم مقارنة
مواقيت والموازنات وكذلك مواصفات الأداء مع نفقات الجارية الفعلية و الأعمال
المنجزة أما بالنسبة للأعمال والزمن وكذلك الكلف المتبقية من المشروع فيتم إجراء تقديرات لها وتستخدم
في التنبؤات المتوقعة من حيث الزمن والكلف لانجاز المشروع نهائيا 3 -
اتخاذ الإجراءات التصحيحية :في هذا ولغرض المحافظة على بقاء تقدم العمل بالمشروع
وفق الخطة لابد من وجود خطة أو لا والتي تعتبر الخطوة الأولى في عملية سيطرة مما
يدل على أن التخطيط والسيطرة على مشروع مفهومين يكملان بعضهما البعض. أنماط السيطرة على المشروع :هناك ثلاث أبعاد أو أنماط لهذه السيطرة وهي : 1- تفويض صلاحية العمل :تبدأ
بتوزيع وتفويض الصلاحيات و ممارستها من الإدارة العليا وتتحرك نحو الإدارات الوسطى
والدنيا وتنتهي بفريق إدارة المشروع وفي كل المستوى يتم مراجعة الوظائف التي تقع
تحت مسؤولياته وتصدر هذه الصلاحيات بعد موافقة الإدارة العليا على خطة المشروع
التفصيلية الشاملة أما في المشاريع الكبرى فتفوض الصلاحيات إلى مستويات متعددة تبد
أمن المستوى إطلاق العقد ومن تم مستوى إطلاق المشروع وأخيرا إطلاق أمر العمل . 2- تجميع
بيانات التكلفة والجدولة وتقديم العمل :حيث تعتبر هذه من العناصر الأساسية لعملية
السيطرة على المشروع ،حيث أن لكل أمر من أوامر العمل تكون البيانات المتعلقة
بالكلف الفعلية وكذلك بتقديم العمل ،ويتم تجميع هذه البيانات بصورة دورية حيث يتم
تقديمها إلى "نظام حسابات تكلفة المشروع". 3- السيطرة
المحكمة على المشروع:من خلال عملية السيطرة على المشروع يجري التشديد على أحكام
السيطرة على الأمور الأساسية التالية: مجال المشروع . الجودة . الجدولة . الكلف .