أدوات تخطيط المشاريع
· مخطط جانت . Gantt Chart:
تعريف خارطة أو مخطط أو أسلوب غانت:
عبارة عن رَسم بياني يوضح الجدول الزمني لمشروع أو عملية صيانة أو عملية تطوير ..... باستخدام الخطوط العرضية لتُوضح التطور الحالي والمرتقب لكل نشاط رئيسي مقارنة بالفترة الزمنية المقدرة.
شكل الخريطة و خطوات رسمها:
عبارة عن جدول أسطرها عبارة عن مجموعة من الأنشطة و أعمدتها عبارة عن وحدات زمنية أما وقت تنفيذ كل مهمة يمثل بخط يبدأ من وقت بدايته إلى نهاية النشاط و الخطوات كما يلي :
1/- تحديد المهام المختلفة و الوقت اللازم لتنفيذ كل مهمة.
2/- التعرف على العلاقة بين المهام من حيث الأسبقية.
3/- رسم جدول يحتوي على مجموعة من الوحدات الزمنية .
4/- تعريف المهام في الجدول دون مراعاة العلاقة بينهم .
5/- رسم خط مستقيم يعبر عن الوقت الزمني المستغرق لإتمام كل مهمة على حدى .
مزايا خريطة غانت :
ü تتسم بسهولة الفهم وبساطة الإعداد و الاستخدام .
ü عرض نظرة عامة عن أنشطة المشروع .
ü تسمح بالتحكم في الأوقات، وذلك بسبب إمكانية رؤية استمرارية تنفيذ الأنشطة في رسم.
ü تمكننا الخريطة من التحكم بسهولة في التأخر .
ü تفيد في عمل تصور لتتابع الأنشطة يراعى فيه توقف بعض الأنشطة ويعرف إتمام أنشطة أخرى، وهذا ما يسهل عملية المتابعة و المراقبة.
ü عدم تأثر المشروع نتيجة تأخير بداية مهمة ما عن وقتها .
عيوب خريطة غانت :
ü لا تصلح هذه الطريقة للمشروعات الكبيرة والمعقدة .
ü لا توضح كثيرا من العلاقات بين الأنشطة المختلفة .
ü صعوبة تحيد الأسبقية قد يكون أكثر صعوبة في بعض المشاريع .
ü قلة البيانات على الأنشطة مقارنة بالطرق الأخرى مثل : التكاليف – الإيرادات ....
ü هذه الخريطة ليست فعالة في حل بعض المشاكل التي قد تواجه عملية تنفيذ بعض المهام مثلا الحاجة إلى موارد مالية إضافية
ü المدة الزمنية للنشاط المعبر عنها بمستطيل أو خط لا تبين لنا حجم العمل.
· شبكات الأعمال Pert و Cpm :
بغية الوصول الى الأهداف المحدد من قبل إدارة المشروعات ، ينبغي تحليل الأهداف وتجزئة هذه الأخيرة الى مراحل ،وذلك من خلال استخدام بعض الأساليب الكمية، ومن أهم هذه الأساليب الكمية نجد أساليب شبكات الأعمال أو التحليل الشبكي، ويعتبر استخدام التحليل الشبكي من أهم الوسائل المستخدمة في حل المشاكل التي تواجه إدارة المشروع وبالأخص المشاريع الكبيرة والمعقدة تفيد المسير في التخطيط وجدولة العمليات المختلفة واللازمة لأداء عملية معينة بحيث يتم تنفيذها بأعلى كفاءة ممكنة .
أسلوب بيرت (PERT): ومن ثم تعبر كلمة PERT عن اختصار للحروف الأولي من كلمات Program Evaluation and Review Techniques والتي تعني أسلوب تقييم ومراجعة البرامج من خلال عنصر الوقت.
أسلوب المسار الحرج :Critical Path Method (CPM)والذي يستخدم في تخطيط ومراقبة كل من الوقت والتكلفة.
ويتمثل الفرق الأساسي بين الأسلوبين في تقديرات الأوقات المتوقعة للأنشطة، فأسلوب المسار الحرج يعتمد علي تقدير وقت واحد فقط للفترة اللازمة للانتهاء من كل نشاط من أنشطة المشروع وبالتالي فإنه يفترض أن هذا التقدير مؤكد أما أسلوب بيرت فيعتمد على وجود ثلاث تقديرات مختلفة للوقت اللازم لكل نشاط، وهي كالتالي:
الأول تقدير متفائل: وهو أقصر وقت ممكن تنفيذ النشاط من خلاله.
والثاني متشائم: وهو أطول وقت ممكن تنفيذ النشاط من خلاله.
والثالث الأكثر احتمالا (معتدل): وهو أكثر وقت محتمل أن ينفذ النشاط من خلاله.
وتستخدم هذه التقديرات بعد ذلك لحساب المدة اللازمة لإنجاز المشروع،
وإذا كان المشروع (العملية) يواجه مخاطرة قليلة وتأكد نوعا ما يفضل استخدام طريقة المسار الحرج، أما إذا كان المشروع (العملية) يواجه درجة أكبر من المخاطرة وعدم التأكد يفضل استخدام طريقة بيرت.
|
وقت الانتهاء المبكرLS |
الزمن D |
وقت للبداية المبكرES |
|
وصف النشاط (اسم النشاط) |
||
|
وقت النهاية المتاخرة LF |
الوقت الفائض SLACK |
وقت البداية المتاخرةEF |
حيث :
الوقت المبكر لبدء النشاط Early start (ES): وهو أول وقت يمكن بدء النشاط فيه اذا كانت الأنشطة السابقة عليه قد تم الانتهاء منها.
الوقت المبكر للانتهاء من النشاط Early finish (EF): وهو آخر وقت يمكن السماح للنشاط بالبدء فيه، اي لا يمكن للنشاط أن يتأخر في البداية عن ذلك الوقت.
الوقت المتأخر لبدء النشاط Late start (LS): وهو آخر وقت يمكن السماح للنشاط بالبدء فيه، أي لا يمكن للنشاط أن يتأخر في البداية عن ذلك الوقت.
الوقت المتأخر للانتهاء من النشاط((LF Late Finish:وهو آخر وقت يمكن السماح للنشاط بالتنفيذ فيه، وإلا حدث تأخير في وقت المشروع ككل.
الفائض Slack or Float، وهو = الوقت المبكر لبداية النشاط _ المتأخر لبداية النشاط أو الوقت المبكر لنهاية النشاط _ الوقت المتأخر لبداية النشاط
أي EF – ES = او LF-LS
ومن خلال ما سبق يمكننا تحديد الأنشطة الحرجة Critical Activities وهى التي ليس لها وقت فائض وبالتي يمكننا تحديد المسار الحرج وهو المسار الذي يربط بين عدد من الأنشطة الحرجة التي لو تمكننا من تقليص أوقات تنفيذها لأمكننا تخفيض الوقت الكلى لتنفيذ العملية.
و تحديد المسار الحرج نتبع الخطوات التالية :
تحديد الأنشطة والعمليات اللازمة لإتمام المشروع وترتيبها من حيث التتابع.
تقدير الوقت والتكلفة اللازمين لأداء كل من هذه الأنشطة.
بناء شبكة الأعمال والتي توضح تسلسل وتتابع تنفيذ الأنشطة والعمليات اللازمة لإتمام المشروع، والعلاقات بين هذه العمليات والأنشطة حيث تتكون شبكة الأعمال من عنصري الأنشطة– ويعبر عنها بالسهم – والأحداث- ويعبر عنها بدائرة –حيث يحدد لكل حدث بداية ونهاية كل نشاط بعد ترقيم الأنشطة حسب التتابع. وعند رسم أو بناء شبكة الأعمال يجب تحديد الأنشطة المتتالية، أي الأنشطة التي لا يمكن البدء في تنفيذ أي منها أي منها الا بعد الانتهاء من الأنشطة السابقة لها مباشرة، وكذلك الأنشطة المتوازية أي الأنشطة التي يمكن تنفيذا في نفس الوقت، وهذه النوعية من الأنشطة هي التي تخفض في تنفيذ وقت المشروع.
تحديد المسار الحرج Critical Pathوهو سلسلة من الأنشطة الحرجة المتتالية التي تكون مسارا متصلا من نقطة بداية المشروع الي نهايته، أو هو أطول مسار علي الشبكة من نقطة البداية الي نقطة النهاية، وجميع الأنشطة التي تقع علي هذا المسار تسمي بالأنشطة الحرجة وعلي ذلك فان النشاط الحرج هو ذلك النشاط الذي اذا أخر وقت أداؤه قليلا لأدي ذلك الي أخير وقت الانتهاء المتوقع للمشروع ككل.
ولكي يتم تحديد المسار الحرج لابد من تحديد وقت لكل من: (ES, EF, LS, LF) كما يلي:
ES = وقت تنفيذ العملية، وهو عادة يعطي صفر لبداية تنفيذ العملية.
EF = ES + وقت تنفيذ النشاط
LS = LF– وقت تنفيذ النشاط
LF = وقت نهاية تنفيذ العملية.
إن استخدام طريقة المسار الحرج توفر لنا معلومات بالغة الأهمية يمكن استخدامها في إنجاز المشروع فبالتالي لها مجموعة من المحاسن تجعل من فرق و مدير المشروع أن يعتمد عليها في دراسة و تقييم مدة إنجاز المشروع، و رغم ذلك فطريقة المسار الحرج و طريقة بيرت لهما بعض العيوب التي تتطلب توجيه اهتمام خاص بها.
محاسن طريقة CPM :
- تسمح بإدارة المشروع و التحكم في المدة الزمنية له.
- هي أداة من الأدوات التي تساعد على عملية التنبؤ في المؤسسة.
- من خلال هذه الطريقة يمكن أن تحدد العوائق و المخاطر قبل انطلاق المشروع.
- تمكن مديري المشروع من تحديد المسارت الحرجة التي تؤثر على حياة المشروع.
- تستخدم في تحديد التكاليف المباشرة و غير المباشرة أثناء عملية تخطيط و جدولة المشاريع.
عيوب طريقة المسار الحرج:
تتمثل هذه العيوب فيما يلي:
- لا تقوم حسابات طريقة المسار الحرج بإد ا رج الموارد في صياغتها فهي تقتصر فقط على أزمنة الأنشطة.
- استخدام مدة زمنية قطعية فإن الافتراض الأساسي في طريقة المسار الحرج أن أزمنة تنفيذ المشروع هي أزمنة أكيدة و واحدة إلا أن في الواقع قد يفرض احتمالية حدوث ظروف ما تؤدي الى تغيير أزمنة الأنشطة.
- تستند عملية رقابة المشروع الى المسار الحرج فأثناء التنفيذ قد يتأخر نشاط ما ليس على المسار الحرج و يؤثر على زمن المشروع بالزيادة.
- طريقة المسار الحرج اهتمامها الأول و الأخير بأزمنة الأنشطة فهي لا تعالج الجوانب المتعلقة بتخفيض تكاليف المشروع.
- تفرض طريقة CPM أنه يوجد نقاط تقسيم دقيقة فحيث ينتهي النشاط الأول و يبدأ الآخر و لكن في الواقع قد يبدأ نشاط ما قبل أن ينجز النشاط السابق.
مزايا طريقة بيرت :
- التخطيط الفعال: تجبر هذه الطريقة الإدارة على التخطيط المفصل و تعريف ما يجب عمله لإنجاز أهداف المشروع في الوقت المحدد.
- تمكن طريقة بيرت من الاستخدام السليم للموارد من خلال فحص الخطة الكلية و يمكن نقل الموارد إلى نقاط اختناق في الأنشطة الأخرى.
- تعتبر طريقة بيرت أكثر واقعية هذا ما أثبتته التجارب العلمية حيث أنها تأخذ في الحسبان الظروف المختلفة التي يمكن أن يواجهها المشروع عند التنفيذ العلمي.
- إن التقدير الزمني في هذه الطريقة يجبر منفذ القرار أن يأخذ في الحسبان عدم التأكد الذي يحيط بالمشروعات المراد تخطيطها و رقابتها و لا سيما المشاريع الغير متكررة و هذا ما يساعد الإدارة على تحديد مواعيد إنجاز المشروعات المختلفة عند إجراء التعاقدات المختلفة.
عيوب طريقة بيرت:
- يمثل الحصول على ثلاث تقديرات زمنية صحيحة لوضع الصيغة فمن الصعب غاليا الوصول إلى تقدير زمن نشاط واحد.
- تفرض طريقة بيرت أن الأنشطة مستقلة لكن في الواقع يكون زمن نشاط معتمدا على الصعوبات المواجهة في إنجاز الأنشطة الأخرى حيث أنها تعرف أنشطة المشروع و تحددها على انها موجودات لها نقاط بداية و نهاية واضحة جيدا، تلك الأنشطة المحددة و الشبكة المصممة لها تقود الى الحد
من المرونة التي تطلب للتعامل مع حالات التغير مع تقدم المشروع فأزمنة المشروع مرتبطة مع بعضها حيث يكون زمن نشاط ما معتمدا على زمن نشاط أو أكثر.
- إن الوقت المتوقع لإتمام المشروع باستخدام أسلوب بيرت هو دائما تقدير يميل الى أن يكون أقل من المتوسط الفعلي.
مزايا تخطيط المشروع :
· خفض كلفة المشروع : لان التخطيط يحدد مسبقا المشاكل والمخاطر التي ستواجه المشروع عند تنفيذه ، وتكلفة هذا الأجراء تكون اقل مقارنة بالتكاليف الناجمة عن نوع هذه المخاطر عند مرحلة تنفيذ المشروع .
· خفض مدة المشروع : لان التخطيط للمشروع يشترك فيه كافة الأطراف المهتمة بالمشروع و هذه المشاركة تهدف إلى تحليل الجدول الزمني المتوقع لمراحل المشروع ، وفي إطار هذه المشاركة يتم أيضا إجراء التغيرات بشكل أسهل مقارنة مع صعوبة وكلفة التغيير عند المباشرة بعملية التنفيذ ، وتساهم أيضا في اختصار الدورة الزمنية اللازمة لتنفيذ المشروع .
· تحسين جودة المشروع : يلعب تخطيط المشروع دورا في تحديد توقعات و احتياجات العميل في مرحلة تعريف المشروع و التخطيط لجودته ، فتخطيط المشروع يساعد على تحقيق هدف الجودة للمشروع مسبقا و بما يتلاءم مع توقعات العميل الذي يشترك منذ البداية في تخطيط المشروع ، و هذا يساعد على تحقيق الجودة التي يرغبها العميل عند تسلمه الناتج النهائي للمشروع .
· يساعد تخطيط المشروع على الاستغلال الأمثل لموارد و إمكانيات المنظمة و تحقيق الكفاءة أيضا في إنهاء المشروع في الوقت المناسب و ضمن التكاليف المخططة .
· يساعد تخطيط المشروع على تحقق أهداف المنظمة و المتمثلة في تحقيق أقصى ربح ممكن ، وتخفيض التكاليف ، والنمو و البقاء و الاستمرار للمنظمة.